Cambios en las cuentas de correo electrónico institucional

Se permite informar a la comunidad universitaria lo siguiente:

La Universidad Autónoma de Colombia desde el año 2011 ha contado con el servicio de Google Academic como plataforma de correo electrónico institucional y servicios de trabajo colaborativo, cuya capacidad de almacenamiento se usaba de manera ilimitada en las Instituciones de Educación Superior, y por consiguiente, las cuentas de usuario del dominio fuac.edu.co no presentaban limitaciones en su uso; empero, desde el año 2021 el servicio se transformó en Google Workspace y con ello,  cambiaron las políticas de uso y condiciones de licenciamiento.

El servicio adquirido por la Universidad Autónoma de Colombia se convirtió en Google Workspace for Education, con una capacidad total limitada a 100TB compartidos. Los cuales cubren el almacenamiento de todos los servicios habilitados en todas las cuentas creadas hasta el momento (23.732) . Así, algunos de los servicios que hacen parte de las comunicaciones institucionales podrían empezar a tener cobros no previstos, servicios que antes se encontraban conexos a las cuentas de usuario han pasado a denominarse Servicios adicionales de Google, como lo son: Alertas de Google, Blogger, Escritorio Remoto de Chrome, FeedBurner, Google Earth, Google Fotos, Google Maps, entre otros; los cuales podrían empezar a tener costo por cada una de las cuentas creadas en la institución.

Teniendo en cuenta las nuevas condiciones y que la capacidad de almacenamiento para la institución ha llegado al 71%; se ha tomado la decisión de limitar los recursos y servicios de nuestras cuentas de usuario, y actualizar la normativa para el buen uso del servicio de correo institucional, la cual estará disponible en el portal institucional y cuyos aspectos se citan a continuación:

Objetivo: Esta normativa tiene como objetivo establecer pautas y buenas prácticas para el uso adecuado del correo electrónico dentro de la institución, con el fin de garantizar la eficiencia, seguridad y profesionalismo en la comunicación electrónica.

1. Responsabilidad: Los usuarios de correo electrónico son responsables de utilizar este recurso de manera ética, respetuosa y en conformidad con las leyes y políticas de la institución.
2. Confidencialidad: La información sensible o confidencial no debe ser compartida a través del correo electrónico sin las medidas de seguridad adecuadas. Evitar el envío de información confidencial a destinatarios incorrectos y utilizar la función de cifrado si es necesario.
3. Uso Adecuado: El correo electrónico debe ser utilizado exclusivamente para asuntos relacionados con las actividades propias de la institución y no se deben enviar mensajes no solicitados, spam, cadenas de mensajes o contenido inapropiado.
4. Netiqueta: Se espera que los usuarios sigan las normas de netiqueta al redactar correos electrónicos. Utilizar un tono profesional, ser claro y conciso, y evitar el uso excesivo de mayúsculas.
5. Uso de Recursos: Evitar el envío masivo de archivos adjuntos grandes que puedan afectar la capacidad del sistema de correo electrónico. Utilizar el intercambio de archivos vía Drive si es necesario compartir documentos extensos y restringiendo sus permisos, evitar compartir información propia de la institución con fuentes externas, solo si es absolutamente necesario.
6. Actualización de Información: Los usuarios deben mantener actualizada su información de contacto y recuperación de la cuenta en el sistema de correo electrónico, como en el sistema de información institucional, incluyendo dirección de correo electrónico alternativo y número de teléfono, para facilitar la recuperación de contraseñas.
7. Seguridad: No abrir correos electrónicos de remitentes desconocidos o sospechosos. Reportar de inmediato cualquier actividad sospechosa o intento de phishing al Área de tecnología.
8. Uso de Firma Electrónica: Se recomienda utilizar firmas electrónicas estándar al final de cada correo electrónico, incluyendo información relevante como nombre, cargo y datos de contacto.
9. Monitoreo y Cumplimiento: La Universidad Autónoma de Colombia se reserva el derecho de monitorear el uso del correo electrónico con fines de seguridad y cumplimiento de esta normativa.
10. Consecuencias del Incumplimiento: El incumplimiento de esta normativa puede resultar en acciones o advertencias, suspensiones o terminación del acceso al correo electrónico.

Teniendo en cuenta las nuevas condiciones y normativa institucional para el manejo del sistema de correo electrónico y sus herramientas alternas de comunicación; se ha tomado la decisión de limitar los recursos y servicios de nuestras cuentas de usuario de la siguiente forma:

• Todas las cuentas de usuario personales y otras organizaciones serán limitadas a un máximo de 15GB y 10GB respectivamente.

• Las cuentas asignadas a docentes activos de planta serán limitadas a 100GB

• Las cuentas administrativas generales (organizacionales y dependencias) serán limitadas 200GB

• Las cuentas administrativas con procesamiento de datos serán limitadas a 500GB

• Se suspenderá el servicio de Google Photos y no podrán sincronizarse el respaldo de fotografías en dispositivos móviles con sus cuentas institucionales. Solo algunas cuentas administrativas podrán acceder a los formularios de Google Drive de acuerdo a la política general de protección de datos de la institución.

Por otra parte también se tomarán medidas tendientes a depurar cuentas de usuario que se encuentran abandonadas y otras que nunca han registrado acceso; para ello, se ha determinado las siguientes acciones:

• Eliminación de cuentas de usuario que nunca han registrado ingreso durante un período superior a (3) tres años.

• Eliminación de cuentas de usuario huérfanas o que no ha iniciado sesión en un tiempo superior a (5) cinco años.

A partir del mes de diciembre de 2024 se inicia la etapa de depuración con las siguientes tareas:

• Identificación y restricción de cuentas que utilizan un espacio superior a 200 GB.

• Eliminación de cuentas que nunca se han usado y de personal que ya no tienen relación contractual con la Universidad.

A partir del (30) treinta de abril de 2024 entran a regir las siguientes políticas:

• Limitar las cuentas personales de usuarios a 15 GB.

• Limitar las cuentas del personal docente de planta activo a 100 GB.

• Limitar las cuentas de proyectos de investigación a unidades compartidas de máximo 200GB.

• Limitar las cuentas administrativas generales a 200 GB.

• Limitar las cuentas administrativas con procesamiento de datos a unidades compartidas de máximo 500 GB.

• Limitar las cuentas de otras organizaciones (asociaciones, sindicatos, convenios) a 10 GB

Entre las acciones generales que los usuarios pueden realizar para contribuir a una reducción significativa del uso de la capacidad de almacenamiento y organización de su información antes de la entrada en vigor de la presente normativa, se proponen las siguientes:

• En primer lugar, salvaguardar la información que considere importante, antes de las fechas previstas de entrada en total vigencia de esta normativa.

• Eliminación de información de carácter personal que no corresponda al marco de funciones de los miembros de la comunidad universitaria y/o dependencias.

• Revisión y eliminación de aquellos correos que ya no sean vigentes.

• Revisión de correos que tengan un almacenamiento considerable por archivos adjuntos o imágenes.

• Desvincular y resguardar localmente o en otras redes las fotografías almacenadas en Google Photos, recuerde que puede perder acceso a dichos archivos a partir del primero de abril.

• Revisión de archivos y carpetas en Google Drive con un almacenamiento considerable a fin de realizar la descarga, eliminación y liberar espacio.

• Uso de carpetas compartidas solo para usuarios al interior de la Universidad y evitar compartir carpetas con externos a la Universidad.

• Revisión de elementos en Google Drive que ya no utilice o que están duplicados.

• Eliminar vídeos guardados de conferencias realizadas en Google Meet que ya no sean relevantes.

Otras acciones relacionadas con el uso del correo electrónico institucional:

• Elimina Correos No Deseados: Revisar regularmente la carpeta de spam y eliminar mensajes no deseados. Marcar como spam aquellos correos que lleguen a la bandeja de entrada de manera incorrecta.

• Organiza la Bandeja de Entrada: Utilizar carpetas o etiquetas para organizar los correos en categorías específicas. Mover los correos a carpetas de archivo una vez que hayan sido leídos y no requieran acciones adicionales.

• Elimina Correos Antiguos: Eliminar regularmente correos antiguos que ya no son relevantes. Configura reglas para eliminar automáticamente correos de ciertas categorías después de un período específico.

• Administra Archivos Adjuntos: Guardar archivos adjuntos importantes en una ubicación externa y eliminar la copia del correo electrónico si es posible.

• Utilizar servicios de almacenamiento en la nube para compartir archivos grandes en lugar de adjuntarlos directamente.

• Limpieza de Elementos Enviados: Eliminar regularmente elementos enviados que ya no son necesarios.

• Configurar reglas para archivar automáticamente correos enviados después de un tiempo.

• Configura Reglas y Filtros: Utilizar reglas y filtros para organizar automáticamente los correos entrantes en carpetas específicas.

• Filtrar mensajes automáticos, newsletters y notificaciones para evitar que llenen la bandeja de entrada principal.

• Limita el Uso de Correos como Almacén: Evitar usar la cuenta de correo electrónico como almacenamiento para archivos y documentos. Utilizar servicios de almacenamiento en la nube para este propósito.

• Verifica el Tamaño de la Carpeta de Elementos Eliminados: Vaciar regularmente la carpeta de elementos eliminados o papelera para liberar espacio.

• Desactiva la Descarga Automática de Archivos Adjuntos: En caso de emplear un cliente de correo electrónico se debe configurar para no descargar automáticamente archivos adjuntos, especialmente si son grandes.

Consideraciones particulares:

1. Frente a las cuentas de correo institucional empleadas por funcionarios de la Universidad, aclaramos que estas son de tipo administrativo y, son asignadas por la Universidad de acuerdo a las necesidades propias de los cargos y las dependencias; las condiciones de acceso como de asignación, pueden variar en cualquier momento a partir de los cambios en los términos de prestación del servicio por parte del proveedor, como de las actualizaciones de las reglas internas de la institución para la prestación del servicio.
2. Las cuentas de correo electrónico suministradas por la institución a nombre personal, se definen de carácter administrativo cuando ellas son asignadas en calidad de trabajador de la institución y desde ellas se comparte información propia de la dependencia en la que se labora y, en el mismo sentido, cuando información reservada por la institución es remitida a dichas cuentas. Así, estas cuentas si bien se encuentran asignadas bajo el nombre del empleado se entienden y manejan como cuentas de tipo administrativo.
3. Así, las cuentas de correo institucional empleadas por funcionarios de la Universidad, son consideradas por la institución como parte de las herramientas suministradas por el empleador en los términos establecidos por la legislación laboral colombiana (art. 58 y 60 CST). Por ende, el correo electrónico institucional asignado a un trabajador solo debe ser utilizado, en principio, para los fines relacionados con su objeto contractual o funciones, y durante la existencia de su vinculación laboral. Se parte entonces de la premisa, de que la dirección de correo electrónico se le asigna para cumplir y desempeñar su labor y, por lo tanto, el contenido de ese email es una herramienta de trabajo, de propiedad e interés del empleador, susceptible de ser revisado en razón a su carácter no privado sino institucional.
4. Una vez terminada la vinculación laboral las cuentas de correo electrónico son procesadas de acuerdo al interés institucional, algunas pueden ser re-designadas, lo que significa que le será otorgada una nueva dirección de correo con el mismo nombre debido a su vinculación institucional como estudiante o egresado.
5. Las cuentas de correo electrónico activas de tipo personal que superen los umbrales establecidos una vez entre en vigor esta directiva, serán re-designadas y programadas para su eliminación un mes después, entendiéndose que se ha tenido un tiempo amplio y suficiente para la recuperación de información personal.
6. Las cuentas personales perderán acceso a componentes como la carga automática de fotografías y a recolección de datos desde formularios, éstos estarán asignados exclusivamente a un conjunto reducido de cuentas administrativas que deberán velar por la protección de datos institucionales y, se regirán por la política general de protección de datos.

Esta normativa es de aplicación inmediata dentro de los tiempos establecidos para la adecuada recuperación de información personal, y está sujeta a revisión periódica para garantizar su relevancia y eficacia.